Datenschutzerklärung

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit der Datenschutzerklärung wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Wenn Sie als Segetis Aktionär Ihre Weisungen schriftlich oder elektronisch übermitteln, dann gilt für die Verarbeitung Ihrer Personendaten diese Datenschutzerklärung.

Wenn Sie netVote verwenden, vertrauen Sie uns wichtige Daten an. Wir verarbeiten Ihre Daten gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und – soweit anwendbar – gemäss der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Mit dieser Erklärung geben wir Ihnen Auskunft darüber, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen und diese schützen.

In dieser Erklärung legen wir dar:

• wer personenbezogene Daten verarbeitet,
• welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten,
• zu welchen Zwecken wir personenbezogene Daten verarbeiten,
• wem wir personenbezogene Daten weitergeben,
• wie lange wir personenbezogene Daten speichern,
• ob Sie verpflichtet sind, uns personenbezogene Daten bereitzustellen, und
• was gilt, falls auf unsere Datenverarbeitung die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Anwendung finden sollte.

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Es gilt jeweils die neuste auf netVote publizierte Version.

Wer verarbeitet personenbezogene Daten?

Die Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts ist:

Segetis AG
Platz 4
6039 Root D4
Schweiz
www.segetis.ch



Wenn Sie eine Frage oder ein Anliegen zum Thema Datenschutz in Zusammenhang mit netVote haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.
Zudem verfügt der Anbieter von netVote über nachfolgende Datenschutz-Vertretung gemäss Art. 27 DSGVO im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) einschliesslich Europäischer Union (EU) und Fürstentum Liechtenstein als zusätzliche Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen für Anfragen im Zusammenhang mit der DSGVO:

VGS Datenschutzpartner GmbH
Am Kaiserkai 69
20457 Hamburg
Deutschland
info@datenschutzpartner.eu

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Aktionärsdaten

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Eigenschaft als Aktionär unserer Gesellschaft stehen:

• Ihren Vor- und Nachnamen bzw. Ihren Firmennamen
• Ihre Adresse, Postleitzahl, Ort und Land
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Telefonnummern
• Ihre Nationalität
• Ihr Geburtsdatum
• Die Sprache, in der Sie Korrespondenz mit uns wünschen
• Die Anzahl Aktien, die Sie als Aktionär unserer Gesellschaft halten
• Die Anzahl Stimmrechte, die Sie als Aktionär unserer Gesellschaft an der Generalversammlung ausüben können
• Angaben zu dem/den Aktiendepot(s), in dem Sie die Aktien unserer Gesellschaft halten, insbesondere Skontro-Nr., Depotart, Händler, Bankdepot-Referenznummer, Auszahlungsart, Auszahlungskonto, Anzahl Aktien im Depot
• Transaktionsdaten mit Bezug auf die Aktien, die Sie an unserer Gesellschaft halten, insbesondere Transaktionsart, -nummer, -datum, -partner und -gegenstand
Daten im Vorfeld einer Generalversammlung

Weiter verarbeiten wir im Vorfeld einer Generalversammlung folgende personenbezogene Daten:

• Die Angabe, ob Sie an einer bestimmten Generalversammlung mittels Zutrittskarte persönlich teilnehmen oder sich vom unabhängigen Stimmrechtsvertreter vertreten lassen
• Falls Sie sich an einer bestimmten Generalversammlung vom unabhängigen Stimmrechtsvertreter vertreten lassen:
  • Die Instruktionen, die Sie dem Vertreter jeweils pro Traktandum erteilen (Ja/Nein/Enthaltung)
  • Die Instruktionen, die Sie dem Vertreter für den Fall nicht angekündigter oder neuen Verhandlungsgegenständen erteilen (Zustimmung/Ablehnung zum Antrag des Verwaltungsrats oder Enthaltung)
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, damit Sie Ihre Aktionärsrechte gemäss dem Schweizer Obligationenrecht (OR) wahrnehmen und wir die entsprechenden aktienrechtlichen Pflichten erfüllen können.

Dies umfasst insbesondere folgende Rechte:

• Recht im Aktienbuch mit Name und Adresse aufgeführt zu werden
• Recht auf Teilnahme und Abstimmung an der Generalversammlung
• Recht, dem unabhängigen Stimmrechtsvertreter zu jedem Traktandum und zu nicht angekündigten oder neuen Verhandlungsgegenständen schriftlich oder elektronisch Weisungen zu erteilen.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten weder für Direktmarketing, Profiling oder automatisierte Entscheidungen im Einzelfall.

Wem geben wir Ihre personenbezogenen Daten bekannt?

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten ausschliesslich an folgende Personen bekannt:

• An den unabhängigen Stimmrechtsvertreter, dem Sie Instruktionen erteilt haben.
• An Auftragsverarbeiter mit Sitz in der Schweiz (insb. Segetis AG, areg.ch ag), die in unserem Auftrag Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, insbesondere IT-Dienstleister.
• An Depotbanken, soweit dies für die richtige Führung des Aktienbuchs erforderlich ist.
• An Twilio Ireland Limited (Inhaberin der SendGrid Inc.), Plattform für Transaktions-E-Mails sowie Versand der elektronischen Zutrittskarten im Zusammenhang mit der Generalversammlung.
Übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten in Drittländer?

Wir bearbeiten Personendaten grundsätzlich in der Schweiz. Wir übermitteln Ihre Daten nicht in Länder, die nach Schweizer Datenschutzgesetz über kein angemessenes Datenschutzniveau aufweisen (sog. Drittländer). Hiervon gibt es folgende Ausnahmen: Wenn Sie sich aus einem Drittland in netVote einloggen, dann können im Rahmen dieser Datenübertragung Ihre personenbezogenen Daten in dieses Drittland übermittelt werden. Wenn wir Ihre E-Mail-Adresse verifizieren und die elektronischen Zutrittskarten versenden lassen, wird der Dienst von Twilio genutzt, welcher die Daten allenfalls in den USA speichert. Wir haben mit Twilio die europäischen Standardschutzklauseln abgeschlossen, welche eine geeignete Garantie gemäss Art. 16 Abs. 2 DSG resp. Art. 46 ff. DSGVO darstellen.

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Aktionärsdaten gemäss Ziffer 2.1 speichern wir solange Sie unser Aktionär sind und anschliessend während zehn Jahren ab Streichung aller Ihrer Einträge in unserem Aktienbuch. Dies entspricht der gesetzlichen Regelung von Artikel 686 Absatz 5 des Schweizer Obligationenrechtes.

Daten, die wir im Vorfeld einer Generalversammlung gemäss Ziffer 2.2 erheben und verarbeiten, speichern wir während des Zeitraums vor der Generalversammlung bis 180 Tage nach deren Ende. Davon ausgenommen sind und länger gespeichert werden Daten, die aus einer Generalversammlung herrühren, deren Beschlüsse angefochten oder anderweitig Gegenstand eines (schieds-)gerichtlichen oder behördlichen Verfahrens werden. Diese Daten speichern wir bis zum rechtskräftigen Abschluss des entsprechenden Verfahrens.

Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?

Sie müssen personenbezogene Daten nur in dem Umfang bereitstellen, als dies nach Schweizer Aktienrecht vorgesehen ist, damit Sie Ihre Aktionärsrechte wahrnehmen können.

Erwerben Sie unsere Aktien an der Börse, so erhalten wir die nötigen Daten über die SIX SIS AG von der Depotbank des Käufers und Sie haben nichts weiter vorzukehren.

Erwerben Sie unsere Aktien ausserbörslich, so werden Sie nur im Aktienbuch eingetragen, wenn sie uns Ihren Namen und Ihre Adresse sowie einen Ausweis über den Erwerb der Aktie bereitstellen (Artikel 686 des Schweizer Obligationenrechtes).

Was gilt, wenn die DSGVO anwendbar ist?

Sofern die DSGVO auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten anwendbar ist, müssen wir Ihnen an dieser Stelle die sogenannte Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung nennen:

• Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen (Art. 6(1)(c) DSGVO) sowie auf der Grundlage des berechtigten Interesses gemäss Artikel 6(1)(f) DSGVO. Die rechtlichen Verpflichtungen bzw. berechtigten Interessen bestehen darin, unsere aktienrechtlichen Pflichten zu erfüllen und unseren Aktionären die Ausübung der gesetzlichen Aktionärsrechte zu ermöglichen.
• Weiter verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage der Erforderlichkeit für die Erfüllung eines Vertrags gemäss Artikel 6(1)(b) DSGVO. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist erforderlich für die Erfüllung unserer aktienrechtlichen Pflichten gegenüber unseren Aktionären (eines vertragsähnlichen Rechtsverhältnisses).

Werden Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet und ist die DSGVO anwendbar, stehen Ihnen uns gegenüber folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht. Sie können von uns eine Bestätigung darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeiten. Wenn ja, können Sie von uns Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie über folgende Informationen verlangen:

  1. die Zwecke, zu denen wir die Verarbeitung vornehmen;
  2. die Kategorien von personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten;
  3. die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
  4. die geplante Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
  5. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
  6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
  7. alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
  8. das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschliesslich Profiling gemäss Artikel 22(1) und (4) DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

  Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gemäss Artikel 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

• Recht auf Berichtigung. Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, unrichtig oder unvollständig sind. Wir haben die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen:

  1. wenn Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreiten, die es uns ermöglicht, deren Richtigkeit zu überprüfen;
  2. wenn die Verarbeitung unrechtmässig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
  3. wenn wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen; oder
  4. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

  Wurde die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder einer ihrer Mitgliedstaaten verarbeitet werden.

• Löschungspflicht. Sie können von uns verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich löschen, und wir sind verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

  1. Ihre personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die wir sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet haben, nicht mehr notwendig.
  2. Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
  3. Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmässig verarbeitet.

  Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

  Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den oben genannten Voraussetzungen aufgehoben, werden wir Sie darüber informieren, wenn wir die Einschränkung aufheben.

• Recht auf Unterrichtung. Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismässigen Aufwand verbunden. Ihnen steht uns gegenüber das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
• Widerspruchsrecht. Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die wir ausschliesslich aufgrund der Rechtsgrundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, Widerspruch einzulegen.
  Wir verarbeiten die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in diesem Fall nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit. Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Ausserdem haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung unsererseits zu übermitteln.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmasslichen Verstosses, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstösst. Eine Liste der Aufsichtsbehörden finden Sie hier.

Sofern Sie sich aus einem Drittland (vgl. Ziffer 5 oben) in netVote einloggen, dann gilt gemäss DSGVO, dass uns diese Übermittlung gemäss Artikel 49(1)(b) DSGVO gestattet ist, da sie für die Erfüllung unserer aktienrechtlichen Pflichten Ihnen gegenüber (eines vertragsähnlichen Rechtsverhältnisses) erforderlich ist. Sie haben immer die Möglichkeit, eine solche Übermittlung zu verhindern, indem Sie sich nicht aus einem Drittland in netVote einloggen. Wenn wir Ihre E-Mail-Adresse verifizieren oder elektronische Zutrittskarten versenden lassen, wird der Dienst von Twilio genutzt (vgl. Ziffer 4 oben), welcher die Daten allenfalls in den USA speichert. Wir haben mit Twilio die europäischen Standardschutzklauseln abgeschlossen, welche eine geeignete Garantie gemäss Artikel 46(2)(c) DSGVO darstellen.